Административные регламенты и стандарты предоставления государственных и муниципальных услуг

Утвержден

постановлением главы Осиновореченского сельского поселения

от16.04.2009№ 18

РЕГЛАМЕНТ
работы по рассмотрению обращений граждан в администрации Осиновореченского сельского поселения

1. Общие положения

 
         1.1. Настоящий регламент работы по рассмотрению обращений граждан (далее – Регламент) в администрации Осиновореченского сельского поселения (далее – администрации) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан и определяет сроки, последовательность действий при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан.
         1.2. Рассмотрение обращений граждан в администрации осуществляется в соответствии с:
         - Конституцией Российской Федерации;
         - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
         - Уставом Осиновореченского сельского поселения.

         Основные термины, используемые в настоящем регламенте:

         Обращение гражданина (далее обращение) – направленное в орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган местного самоуправления;

         Предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

         Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

         Жалоба- просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

         Должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления;

         Коллективное обращение – обращение двух и более граждан по общему для них вопросу, а также обращение, принятое на митинге или собрании путем голосования (подписанное инициаторами коллективного обращения) или путем сбора подписей.

         1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется главой Осиновореченского сельского поселения (далее – главой сельского поселения).

         Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема.
         Рассмотрение обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:
         -прием и первичная обработка письменных обращений граждан;
         -регистрация и аннотирование поступивших обращений;
         -направление обращений на рассмотрение;
         -рассмотрение обращений должностными лицами (по резолюции главы администрации);
         -личный прием граждан; 
         -постановка обращений граждан на контроль;
         -продление срока рассмотрения обращений граждан; 
         -оформление ответа на обращение граждан;
         -предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

         1.4. Работа по обращениям граждан осуществляется по устным и письменным обращениям граждан специалистом 1 категории, ответственным за делопроизводство и архив (далее – специалистом 1 категории).

         1.5. Сведения о местонахождении администрации Осиновореченского сельского поселения, информация об установленных для личного приема граждан днях и часах, контактных телефонах размещаются:

         - на информационном стенде в администрации;

         - в Информационном бюллетене Осиновореченского сельского поселения.

         2. Письменная форма обращений граждан, прием и первичная обработка письменных обращений граждан

         2.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование учреждения, либо фамилию, имя, отчество главы сельского поселения, к которому обращается гражданин, а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, телефон по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.
         В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы.
         2.2. Все письменные обращения граждан и документы связанные с их рассмотрением, поступают специалисту 1 категории.

         2.3. При приеме и первичной обработке документов, специалист 1 категории:
         - проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие письма (не по адресу);
         -вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов; 
         - в случае, когда адрес отправителя можно определить только по конверту, к письму прикладывает конверт;

         - поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и др. приложения подобного рода) подкладывает впереди текста документа.

         В случае отсутствия текста письма, специалистом, принимающим почту, составляется справка с текстом «Письмо в адрес администрации отсутствует», датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам; 

         - составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами, подарками, на письма, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами. Один экземпляр хранится у специалиста, второй приобщается к поступившему обращению; 

         - отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя.

         В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.
         2.4. Специалист 1 категории, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю, и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в адми нистрацию.
         2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом 1 категории. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
         2.6. Обращения с пометкой "лично", поступившие на главу сельского поселения, вскрываются и в случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, регистрируются специалистом.
         2.7. Результатом приема и первичной обработки обращений граждан является запись информации о них в журналы.

         3. Регистрация обращений

         3.1. Учет обращений граждан, справочную работу по обращениям граждан в администрации ведет специалист 1 категории. 

         3.2. Поступившие в администрацию обращения регистрируются в течение 3 дней с момента поступления. 

         3.3. Специалист, ответственный за регистрацию обращений: 
         - в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Администрация  Осиновореченского сельского поселения» с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
         - в журнале регистрации указывает фамилию и инициалы заявителя и его адрес, телефон (при наличии). Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. 

         - если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма.
         3.4 Специалист, осуществляющий регистрацию обращений:
         - прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы и записывает информацию в журнал регистрации; 

         - проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяют с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
         - на поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, на поручениях Президента Российской Федерации, Губернатора Хабаровского края, главы Хабаровского муниципального района проставляет отметку "Контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляют отметку "Контроль. Срок __". 

4. Направление обращения на рассмотрение

         4.1. После регистрации обращение передается на визу главе сельского поселения, а затем документы возвращаются специалисту 1 категории, где вносятся данные в журнал регистрации об исполнителе (исполнителях) и содержании резолюции главы сельского поселения. Затем документы направляются на исполнение соответствующим сотрудникам администрации. Допускается регистрация поступающих обращений после визирования главой сельского поселения (в связи с выполнением специалистом 1 категории в течение рабочего дня других должностных обязанностей). 
         4.2. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций, рассматриваются как обычные обращения.
         4.3. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции администрации или должностных лиц, то обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. Сопроводительные письма и уведомления о том, куда направлено на рассмотрение обращение оформляются на бланках и подписываются главой сельского поселения. 

         4.4. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение тем органам или должностным лицам, решение и действие (бездействие) которых обжалуется.

5. Рассмотрение обращений граждан, сроки рассмотрения обращений граждан, продление сроков рассмотрения обращений

         5.1. Обращения, поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу, в соответствии с их полномочиями, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации обращения.
         В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения,, срок рассмотрения обращений граждан может быть продлен главой сельского поселения, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения. 

         5.2. Продление сроков рассмотрения обращений граждан производится главой сельского поселения на основании служебной записки ответственного исполнителя. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящим органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.
         5.3. Глава сельского поселения вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан. 

         5.4. К поступившему обращению готовится поручение (резолюция). Резолюция должна содержать: фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, кратко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись с расшифровкой и датой.

         Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
         5.5. В случае если поручение о рассмотрении обращения дается другим организациям, в компетенции которых находится поставленный в обращении вопрос, исполнитель уведомляет заявителя о том, куда направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.
         5.6. В случае направления на исполнение обращений граждан нескольким соисполнителям, оригинал обращения передается исполнителю, указанному в резолюции первым. Остальным исполнителям передаются поочередно или направляются на исполнение в копиях. При этом необходимое количество копий документов подготавливает исполнитель, указанный в резолюции первым. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
         5.7. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
         - обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;
         - принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
         - дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
         5.8. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности (в структуре администрации), он в двухдневный срок возвращает это обращение специалисту 1 категории, осуществляющему регистрацию документа, указывая при этом сотрудника, которому, по его мнению, следует направить для рассмотрения обращение. Решение о переадресовке обращения принимает глава сельского поселения.

         5.9. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
         5.10. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, администрация направляет обращение в правоохранительные органы. 
         5.11. В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения, увеличивается на время, необходимое для перевода.
         5.12. Обращение не рассматривается по существу, если:
         - в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства;
         - по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
         - в обращении содержатся выражения, оскорбляющие честь и достоинства других лиц, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
         - в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа;
         - от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
         - текст письменного обращения не поддается прочтению;
         - ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
         Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.
         5.13. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
         5.14. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, осуществляется судебное производство с участием того же лица или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, с письменным уведомлением об этом заявителя.
         5.15. Результатом рассмотрения обращений является разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям либо направление в уполномоченные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям.

6. Личный приема граждан

         6.1. Личный прием граждан в администрации осуществляет глава сельского поселения.
         6.2. График приема граждан вывешивается на информационном стенде.
         6.3. О каждом гражданине, обратившемуся на прием к главе сельского поселения, вносится запись в журнал личного приема главы сельского поселения  где указывается дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина в администрацию.

         6.4. Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего их личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди. 

         6.5. Во время приема глава может направить заявителя на беседу к соответствующему специалисту администрации. 

         6.6. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление, либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов. 

         6.7. По окончании приема глава сельского поселения доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.         
         В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
         6.8. После завершения личного приема глава сельского поселения передает специалисту 1 категории журнал личного приема граждан для оформления рассылки документов с приема на исполнение. Поручение (визирование) оформляется в журнале личного приема. 

         6.9. Контроль за сроками поручений по устному обращению с личного приема главы сельского поселения осуществляет специалист 1 категории, который ежемесячно сообщают по телефону или направляют исполнителю напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или уже истек. 

        6.10.На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка «Контроль». 

         6.11. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление главе сельского поселения. Ответ заявителю подписывает глава сельского поселения. Если по представленным материалам не поступает дополнительных поручений, рассмотрение заявления считается завершенным. После возвращения списанных материалов «В дело» они снимаются с контроля, о чем делается отметка в журнале. 

        6.12.Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке. 

        6.13.Результатом исполнения рассмотрения устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.

7. Постановка обращений граждан на контроль

         7.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе государственных органов и органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации.
         7.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Председателя Московской областной Думы, Губернатора и Правительства Московской области, Главы Подольского района о рассмотрении обращений граждан.
         7.3. Решение о постановке обращения на контроль вправе принять глава сельского поселения.
         7.4. В случае если в ответе указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
         7.5. Обращение может быть возвращено исполнителю в государственный орган, другую организацию для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
         7.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет специалист 1 категории, который периодически направляет исполнителям напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает.

8. Оформление ответа на обращение граждан

         8.1. Ответы на обращения граждан подписывает глава сельского поселения.
         8.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.
         8.3. В ответе в вышестоящие органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
         8.4. Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт. Экземпляр данного правового акта направляется заявителю.
         8.5. Приложенные к обращению подлинники документов остаются в деле, если в письме не содержится просьбы об их возврате.
         8.6. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Осиновореченского сельского поселения. В левом нижнем углу лицевой стороны ответа обязательно указываются инициалы и фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
         8.7. Подлинники обращений граждан в вышестоящие органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме. 
         8.8. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
         8.9. После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту 1 категории, где проверяется правильность оформления ответа и краткое содержание ответа заносится в журнал регистрации заявлений граждан. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
         8.10. В правом нижнем углу на заявлении исполнитель делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения, проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы, заверяет их личной подписью. Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет специалист 1 категории.
         8.11. После регистрации ответа специалист 1 категории передает его на отправку исполнителю. Отправление ответов без регистрации не допускается.
         8.12. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
         8.13. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Осиновореченского сельского поселения.

10. Ответственность работников за нарушение законодательства об обращении граждан

         10.1. За нарушение порядка и сроков рассмотрения обращений граждан работники несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством о государственной гражданской и муниципальной службе. 

         10.2. Работники администрации, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.
         Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных инструкциях.
         10.3. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
         10.4. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава сельского поселения.
         10.5. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения другому работнику по поручению главы сельского поселения. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство.

_______________________